Licensed Administrative Agent (행정사): 유하진 (Yoo Ha Jean) · Đăng ký doanh nghiệp. 774-35-01553
Dịch thuật tiếng Anh có chứng nhận và công chứng bản dịch cho hợp đồng, các loại giấy chứng nhận, và hồ sơ hành chính, được thực hiện bởi 외국어번역행정사 (Hành chính viên Dịch thuật Ngoại ngữ) được cấp phép.
Phiên dịch viên Chứng nhận được Cấp phép, Hàn ⇄ AnhVăn phòng 행정사 (Hành chính viên) được Cấp phép
Văn phòng hành chính viên đã đăng ký
Tiếng Hàn · Tiếng Anh
Có thể tư vấn song ngữ
Geumcheon-gu, Seoul
Văn phòng tại Khu phức hợp Kỹ thuật số Gasan
15 Dịch vụ Pháp lý & Chứng nhận
Một văn phòng, năm lĩnh vực hành nghề
Dịch thuật công chứng để sử dụng ở nước ngoài và công chứng chính thức tại Hàn Quốc giải quyết hai vấn đề khác nhau, và làm sai thứ tự là cách phổ biến nhất khiến quý vị mất công đi lại vô ích. Văn phòng này vừa nắm giữ giấy phép phiên dịch viên chứng nhận mà hầu hết các cơ quan Hàn Quốc chấp nhận trực tiếp, vừa có kinh nghiệm thường xuyên hướng dẫn khách hàng qua các bước công chứng, apostille, và xác nhận lãnh sự khi tài liệu cần đi xa hơn.
Trong giao tiếp hàng ngày, cả hai loại tài liệu khác nhau này đều được gọi chung là "dịch thuật công chứng", và việc nhầm lẫn giữa chúng sẽ tốn thời gian và tiền bạc.
Nguyên tắc chung: nộp cho cơ quan trong nước Hàn Quốc → giấy chứng nhận dịch thuật là đủ, nhanh hơn và rẻ hơn. Nộp ra nước ngoài, cho đại sứ quán, hoặc bất cứ nơi nào cần apostille → quý vị cần công chứng bản dịch, vì bản thân giấy chứng nhận của phiên dịch viên không đủ điều kiện để làm apostille.
"공증" (công chứng) thường được dùng như một thuật ngữ chung, nhưng thực chất bao gồm bốn thủ tục riêng biệt với mục đích chứng cứ khác nhau, hồ sơ yêu cầu khác nhau, và chi phí khác nhau.
1. Công chứng bản dịch (번역공증) — công chứng viên chứng kiến lời tuyên thệ về độ chính xác của phiên dịch viên. Cần có phiên dịch viên đủ điều kiện (chứng minh nhân dân, con dấu, và bằng chứng về tư cách phiên dịch viên — giấy phép hoặc bằng cấp/giấy chứng nhận kinh nghiệm) cùng với bản gốc và bản dịch. Cần thiết cho hồ sơ visa, nhập cư, và du học nộp cho cơ quan nước ngoài.
2. Công chứng sự việc (사실공증) — người lập tài liệu xuất hiện trước công chứng viên và xác nhận, có ghi nhận chính thức, rằng nội dung là đúng sự thật và chính họ đã ký hoặc đóng dấu — biến một tài liệu tư nhân thông thường (thư đồng ý của cha mẹ, bảo lãnh tài chính, giấy ủy quyền, hợp đồng, bản tường trình có tuyên thệ, nghị quyết hội đồng quản trị) thành tài liệu có giá trị chứng cứ mạnh hơn nhiều, kể cả — đối với các vấn đề tiền bạc hoặc tài sản — đủ điều kiện để cưỡng chế thi hành (ví dụ: đấu giá) mà không cần khởi kiện riêng. Nếu đến trực tiếp, mang theo chứng minh nhân dân, con dấu cá nhân, tài liệu gốc, và — quan trọng nhất — giấy chứng nhận con dấu (인감증명서) được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất; nếu ủy quyền cho người khác, cần thêm giấy ủy quyền công chứng đóng dấu đăng ký, chứng minh nhân dân của người được ủy quyền, và (đối với công ty) giấy chứng nhận con dấu pháp nhân cùng giấy chứng nhận đăng ký, cả hai đều trong vòng 3 tháng.
3. Công chứng chữ ký (서명공증) — một dạng hẹp hơn của công chứng sự việc: công chứng viên chỉ xác nhận rằng chữ ký thực sự là của quý vị, không xác nhận toàn bộ nội dung tài liệu. Thường dùng cho các tài liệu tiếng Anh mà cơ quan nước ngoài và đại sứ quán yêu cầu — giấy ủy quyền, thư ủy quyền. Trong thực tế, thường được xử lý cùng với công chứng sự việc, và chữ ký nên được ký trước mặt công chứng viên thay vì ký sẵn từ trước.
4. Công chứng bản sao (사본공증/원본대조공증) — công chứng viên đối chiếu bản sao với bản gốc trong tay và chứng thực chúng giống hệt nhau, dùng cho các tài liệu quý vị không thể giao nộp bản gốc một cách an toàn (bằng tốt nghiệp, bằng cấp, giấy chứng nhận ISO, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bản sao sổ hộ tịch, giấy xác nhận công tác) nhưng cần nộp cho nhiều nơi. Đây là thủ tục nhẹ nhất trong bốn loại — không xem xét chữ ký hay nội dung, chỉ xác nhận tính đồng nhất — nhưng bản gốc bắt buộc phải có mặt trực tiếp, nếu không thì không thể thực hiện được.
Khi một tài liệu (hoặc bản dịch đã công chứng của nó) cần được công nhận ở nước ngoài, con đường xác thực nào áp dụng phụ thuộc hoàn toàn vào việc Hàn Quốc và quốc gia đến có cùng là thành viên của Công ước Apostille hay không.
Điều kiện thực sự. Chỉ có công văn (do cơ quan chính phủ cấp, hoặc cơ quan hoạt động theo ủy quyền của chính phủ — ví dụ: giấy chứng nhận sản xuất/nhập khẩu thiết bị y tế, giấy chứng nhận đăng ký nhà máy, giấy chứng nhận sản xuất trực tiếp, bảng điểm CSAT, chứng nhận HACCP hoặc GMP) hoặc tài liệu tư nhân đã công chứng mới đủ điều kiện ngay từ đầu — một tài liệu tư nhân chưa công chứng không thể tự mình xin apostille hay xác nhận lãnh sự.
Hai loại tài liệu doanh nghiệp thường xuyên được yêu cầu cho tài khoản ngân hàng ở nước ngoài, đầu tư nước ngoài, và hợp đồng xuyên biên giới — và không loại nào có phiên bản tiếng Anh chính thức do chính phủ phát hành, vì vậy bản dịch của phiên dịch viên chứng nhận là lựa chọn duy nhất mà cơ quan tiếp nhận sẽ chấp nhận.
Giấy chứng nhận đăng ký (등기사항전부증명서) — được đổi tên từ "법인 등기부 등본" vào năm 2011, đây là "chứng minh thư pháp lý" của công ty: tên công ty, trụ sở chính đã đăng ký và lịch sử thay đổi, số đăng ký, ngày thành lập, mệnh giá cùng số lượng cổ phần được phép phát hành/đã phát hành theo từng loại, vốn góp thực có, mục đích kinh doanh nêu trong điều lệ công ty, và danh sách giám đốc nội bộ hiện tại, giám đốc đại diện, cùng ngày bổ nhiệm/tái bổ nhiệm của họ. Vì không có phiên bản tiếng Anh chính thức, bản dịch phải phản ánh chính xác định dạng và thuật ngữ của chính hệ thống đăng ký Tòa án Tối cao, giữ nguyên bản tiếng Hàn gốc kèm theo chứng nhận của phiên dịch viên, và thêm apostille nếu quốc gia đến yêu cầu.
Điều lệ công ty (정관) — được dịch theo chức năng pháp lý, không dịch từng chữ một, giữ nguyên cấu trúc chương/điều/khoản (Chương → Điều → Khoản) và cố định một thuật ngữ tiếng Anh cho mỗi khái niệm tiếng Hàn xuyên suốt tài liệu (ví dụ: 이사회 luôn dịch là "Hội đồng Quản trị", 대표이사 luôn dịch là "Giám đốc Đại diện" — không bao giờ đổi thành "Giám đốc Điều hành" hay "CEO" giữa chừng tài liệu). Một ví dụ thực tế gần đây: ba tài liệu — giấy chứng nhận đăng ký, điều lệ công ty, và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tài chính điện tử — được dịch và công chứng cùng nhau để nộp cho một tổ chức tại Canada, với bản dịch và bản gốc được đóng chung khi công chứng để xác lập độ tin cậy cho cơ quan tiếp nhận.
Khi quốc gia đến không phải là thành viên Apostille. Thái Lan là một ví dụ điển hình: vì Thái Lan không phải là nước ký kết Công ước, một bản điều lệ công ty tiếng Anh hoàn toàn không thể đi theo con đường apostille — mà phải được công chứng, sau đó được Bộ Ngoại giao Hàn Quốc xác nhận, rồi lại được xác nhận thêm một lần nữa tại Đại sứ quán Hoàng gia Thái Lan ở Seoul, theo đúng thứ tự đó.
Giấy đồng ý cho trẻ vị thành niên đi du lịch. Trẻ em đi du lịch quốc tế mà không có đủ cả cha lẫn mẹ — chỉ có một trong hai, hoặc đi cùng bên thứ ba như người thân hay trưởng đoàn — cần có thư đồng ý của cha/mẹ cùng với giấy chứng nhận quan hệ gia đình chứng minh người ký thực sự là cha/mẹ, cả hai đều phải được dịch và có giấy chứng nhận dịch thuật đi kèm. Philippines, Việt Nam, Guam/Saipan, và phần lớn châu Âu yêu cầu giấy này tại cửa nhập cảnh mà không báo trước; đến nơi mà không có giấy này có thể bị giữ lại lâu hoặc bị từ chối nhập cảnh hoàn toàn.
Giấy chứng nhận nhập quốc tịch. Một công dân Hoa Kỳ (hoặc 외국국적동포 khác — người từng có quốc tịch Hàn Quốc khi sinh ra và sau đó nhập quốc tịch nước khác) khi nộp báo cáo cư trú trong nước (거소신고) — giúp thủ tục nhập cư, bất động sản, ngân hàng, ngoại hối, bảo hiểm y tế, và chế độ đãi ngộ cựu chiến binh tại Hàn Quốc trở nên thuận lợi hơn — phải nộp giấy chứng nhận nhập quốc tịch kèm bản dịch tiếng Hàn, cùng với hộ chiếu, 기본증명서 (giấy chứng nhận cơ bản) chi tiết, đơn báo cáo cư trú, giấy chứng minh nơi cư trú, và bản khai/cam kết không làm ngành nghề hạn chế.
Sổ hộ tịch quan hệ gia đình của Hàn Quốc cấp năm loại giấy chứng nhận (quan hệ gia đình, cơ bản, quan hệ hôn nhân, quan hệ nhận con nuôi, và quan hệ nhận con riêng làm con nuôi), mỗi loại hiện có ba phiên bản: tổng quát, chi tiết, hoặc cụ thể, để giới hạn mức độ lịch sử cá nhân bị tiết lộ. Giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân tổng quát của người đã tái hôn chỉ hiển thị cuộc hôn nhân hiện tại; phiên bản chi tiết hiển thị toàn bộ các cuộc hôn nhân và ly hôn trong quá khứ; phiên bản cụ thể chỉ hiển thị đúng hồ sơ quá khứ mà người yêu cầu chỉ định. Khi một cơ quan yêu cầu giấy chứng nhận quan hệ gia đình, việc yêu cầu phiên bản cụ thể (thay vì mặc định chọn chi tiết) giúp giữ kín những thông tin cá nhân không liên quan khỏi tài liệu.
Là một 행정사 (hành chính viên) được cấp phép, thẩm quyền của văn phòng này theo Điều 2 và Điều 20 Luật Hành chính viên không chỉ dừng lại ở dịch thuật mà còn mở rộng sang việc soạn thảo và xác nhận sự việc nói chung — có ba dịch vụ xuất hiện đủ thường xuyên để đáng được nêu riêng ngoài mảng dịch thuật cốt lõi:
Phiên dịch viên Chứng nhận được Cấp phép, Hàn ⇄ Anh
Liên hệ về dịch vụ này번역확인증명서 (giấy chứng nhận dịch thuật) do 외국어번역행정사 được cấp phép phát hành trực tiếp theo Điều 20 Luật Hành chính viên, và được các cơ quan công của Hàn Quốc chấp nhận mà không cần qua công chứng viên. 번역공증 (công chứng bản dịch) có thêm bước công chứng viên chứng kiến lời tuyên thệ về độ chính xác của phiên dịch viên, và đây là loại mà các cơ quan nước ngoài, đại sứ quán, và hồ sơ xin apostille yêu cầu.
Điều này phụ thuộc vào việc Hàn Quốc và quốc gia đến của quý vị có cùng là thành viên Công ước Apostille hay không. Các quốc gia thành viên (hơn 120 nước, bao gồm Hoa Kỳ và Trung Quốc kể từ 2023) chỉ cần apostille từ Trung tâm Dịch vụ Công Tổng hợp của Cơ quan Kiều bào Hải ngoại. Các quốc gia không phải thành viên (khoảng 70 nước, bao gồm Việt Nam và Thái Lan) cần xác nhận của Bộ Ngoại giao cộng với việc đến đại sứ quán của quốc gia đó tại Seoul.
Có. Cả hai tài liệu đều không có phiên bản tiếng Anh chính thức do chính phủ phát hành, vì vậy bản dịch của phiên dịch viên chứng nhận — khớp chính xác với định dạng và thuật ngữ của hệ thống đăng ký Tòa án Tối cao — là điều mà các cơ quan tiếp nhận (ngân hàng, nhà đầu tư, cơ quan đăng ký nước ngoài) yêu cầu.
Nhìn chung là có, nếu quý vị là một bên trong cuộc trò chuyện — không cần sự đồng ý của bên kia. Bản ghi âm do người không tham gia cuộc trò chuyện thực hiện, không có sự đồng ý, thì không được chấp nhận. Bản ghi lời thoại do một chuyên gia độc lập soạn thảo có giá trị hơn trước tòa so với bản tự soạn.
Thư đồng ý của cha/mẹ cùng với giấy chứng nhận quan hệ gia đình chứng minh người ký là cha/mẹ — cả hai đều phải được dịch và cấp kèm giấy chứng nhận dịch thuật. Một số điểm đến lớn (Philippines, Việt Nam, Guam/Saipan, phần lớn châu Âu) yêu cầu giấy này tại cửa nhập cảnh mà không báo trước.
Giấy chứng nhận nhập quốc tịch (giấy chứng nhận quốc tịch) của họ được dịch sang tiếng Hàn kèm giấy chứng nhận dịch thuật, nộp cùng với hộ chiếu, 기본증명서 chi tiết, đơn báo cáo cư trú, giấy chứng minh nơi cư trú, và bản khai việc làm.
Tư vấn miễn phí
Bạn có thắc mắc về visa, cấp phép kinh doanh, hoặc chứng nhận quy định tại Hàn Quốc? Hãy gửi tin nhắn, đội ngũ sẽ phản hồi bằng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh.
Thường phản hồi trong 1 ngày làm việc
Tư vấn lần đầu miễn phí
유하진 (Yoo Ha Jean)